La gestión de la información en la escuela no se limita al uso de herramientas informáticas, aunque éstas constituyen un elemento esencial de dicha tarea. Cornella (2000) explica: “las máquinas pueden permitir una agilización de la gestión de los documentos, pero la eficiencia del sistema en su conjunto depende en último extremo de que las personas utilicen adecuadamente esos documentos (…)”. Cuando hablamos de gestión de la información en una institución educativa nos referimos a la administración de todos los procesos que implican la producción, recepción, divulgación y almacenamiento de información en cualquier formato.
Las instituciones educativas reciben y producen información constantemente, y los procesos involucrados son tan complejos que requieren ser tenidos en cuenta por los equipos de conducción. En la cotidianeidad de la gestión escolar, los directivos enfrentan una multiplicidad de tareas que los obligan a concentrarse en lo urgente , y la gestión de la información muchas veces queda relegada para momentos menos demandantes.
La escuela produce, recibe, almacena y distribuye documentos a diario, algunos se producen y se almacenan intra institucionalmente (planillas de calificaciones, legajos de alumnos y de personal, registros de asistencia, planillas administrativas, etc.) , mientras que otros provienen de fuentes externas (resoluciones, documentos curriculares, planillas de sueldo, etc.) El formato en que estos documentos se generan y circulan plantea un desafío. Las tecnologías de la información y la comunicación pueden ser de gran ayuda a la hora de agilizar procesos (nadie duda que confeccionar una lista de alumnos en una computadora y enviarla a tantos destinatarios sea necesario es más rápido que hacerlo en formato papel). Sin embargo, aunque esto pudiera parecer algo obvio en la era de las TICs, puede presentarnos algunos inconvenientes. ¿Todos los posibles usuarios dominan la tecnología necesaria para acceder , modificar , enviar, etc. dicho documento? En caso de que algunos usuarios no lo hagan, quien envía los documentos debe asegurarse de hacerlo en ambos formatos: papel y digital. Ahora bien, al referirnos a los formatos, encontramos otra dificultad: la actualización. Un documento en formato digital es fácil y rápido de actualizar; por ello generalmente se modifica y actualiza esta versión. Si no se hace lo mismo con el documento en formato papel, se corre el riesgo de contar con información duplicada y desfasada. Por ejemplo, si se desea informar la modificación de una fecha en un calendario de comisiones evaluadoras a través de un correo electrónico, es importante que esa modificación se haga al mismo tiempo en los documentos en formato papel, de los cuales algunos docentes ya se habrán notificado. Lo mismo sucede con documentos más extensos o de más relevancia, en los que la actualización del documento impreso se posterga para momentos más oportunos.
Además del formato que adquieren los documentos, es fundamental tener en cuenta a los destinatarios. ¿Qué miembros del sistema o subsistema necesitan conocer esa información? La rapidez y eficiencia del correo electrónico puede hacernos caer en algunos vicios, como su uso demasiado asiduo y sin discriminar el destinatario; provocando la saturación de quien recibe la información. Es decir, si un directivo decide comunicar por correo electrónico cierta información y en la lista de destinatarios incluir a todos los docentes , debe ser porque el mensaje debe llegar realmente a todos. Por ejemplo, existen casos en que en el cuerpo del email se incluye una lista de destinatarios que deben notificarse de algo, pero el correo electrónico es enviado a todos los docentes. En este caso , el mensaje está llegando a destinatarios que no deberían recibirlo y si esta acción se repite mes a mes, es probable que los destinatarios terminen por desestimar la información que proviene de ese emisor.
La accesibilidad de los documentos es otro pilar de la gestión de la información. Se dice que la información es poder, pero solo cuando quien la necesita la posee en el momento oportuno. Si los documentos que se producen y distribuyen en una institución educativa no están accesibles fácilmente cuando se requieren, su información pierde validez. O por el contrario, si su acceso no está protegido de aquellos que no deberían acceder, la información puede ser divulgada , distorsionada, etc. No se trata de caer en ninguno de los extremos presentados, sino de hacer un acopio y almacenamiento riguroso y cuidado de los documentos que permita un acceso fácil a quienes necesitan la información. En este sentido, las conductas de quienes gestionan pueden ser bastante disímiles. Algunos directivos practican políticas de puertas cerradas con tendencia a “ocultar” información y , sin negar su acceso, distribuirla solo a pedido. Otros directivos emplean una política de ofrecimiento de la información al considerar que el destinatario debe y merece conocerla.
Desde hace algunos años, ciertas instituciones educativas han implementado sistemas de información internos (intranet) que permiten producir, almacenar y distribuir la información de manera más eficiente y controlada puesto que el mismo sistema permite o deniega el acceso a determinada información. Por supuesto que estas incorporaciones requieren una infraestructura física que pueda soportarlo (dispositivos, redes inalámbricas, etc.), recursos financieros para adquirirlos, generarlos e implementarlos y personal técnico que les permita monitorearlos y mantenerlos. Algunas escuelas que no pueden acceder a estos sistemas, hacen uso de recursos gratuitos como cuentas que permitan compartir y modificar documentos. Sería ingenuo pensar que cualquier de estas opciones puede implementarse sin contratiempos. Se necesita personal dispuesto a incorporar modificaciones y con un perfil informacionalmente culto.
La gestión de la información involucra procesos complejos, que requieren tiempo, competencias informacionales y voluntad para implementar cambios y revisar procesos. Se puede comenzar revisando acciones cotidianas y sencillas como el formato de los documentos que se distribuyen (¿es necesario distribuir copias impresas? ¿Es apropiado comunicarlo por mensaje de texto?), la cantidad de personas que hay involucradas en su distribución (¿debería seleccionar una lista de personas que lo reciban? ¿Todas las familias necesitan recibir este documento?) o la fuente misma que la divulga (¿El mensaje tiene credibilidad si lo divulga cierta persona? ¿Hay muchas personas involucradas en la distribución del mensaje?.)
Es importante que los equipos de conducción piensen en la gestión de la información como una herramienta que les permite evaluar y ajustar procesos en comunicación en la institución. Si bien los procesos son complejos y demandan mucho tiempo, un buen comienzo sería detenerse y observar la enorme cantidad de documentos y mensajes que la escuela recibe, produce, usa y almacena todos los días , y que muchas veces pasan por nuestros ojos sin siquiera advertirlos.
Biografía utilizada y consultada
Cornella, A. (2000) Infomanía.com. La empresa es información. Bilbao: Deusto.
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) tienen un gran impacto sobre la gestión de los centros educativos. Las TIC vienen a proporcionarle a los mismos el desarrollo de actividades de enseñanza-aprendizaje basadas en la colaboración, favoreciendo el dinamismo en el desarrollo de proceso educativo a través de variedad de recursos: el uso de las TIC para los centros educativos presenta la posibilidad de disponer de gran cantidad de recursos de calidad no solo en el ámbito docente, sino también en el administrativo.